Vijf redenen om bij jou passende Algemene Voorwaarden te gebruiken

01 februari 2010

alt Veel ondernemers vergeten nog wel eens algemene voorwaarden op te stellen of zien er het nut niet van in. In dit artikel geeft Saskia van de Griek vijf redenen om bij jou passende Algemene Voorwaarden te gebruiken.

1. Problemen kunnen altijd ontstaan en je kunt ze beter voorkomen met Algemene Voorwaarden.

"Waarom zou ik Algemene Voorwaarden gebruiken?" Dat is een vraag die ik vaker hoor van ondernemers. Ze geven daarbij aan dat ze nooit problemen hebben met hun klanten, dat altijd op tijd wordt betaald, dat alles in goed onderling overleg gebeurt.

Dat is natuurlijk prachtig en ik hoop dat je in dezelfde situatie verkeert als deze ondernemers. Maar wat als dat ineens verandert? Als er wel een probleem ontstaat? Wat als de klant je niet wil betalen voor je prestatie? In zo'n situatie was het een stuk prettiger geweest als je de afspraken goed had vastgelegd met die klant. Dan was het probleem misschien niet ontstaan. En als het probleem toch was ontstaan geven je Algemene Voorwaarden duidelijk aan wat de spelregels zijn in die situatie. Dat kan weer veel tijd en geld schelen voor een ongewenste rechtszaak.

2. Algemene Voorwaarden zorgen voor duidelijkheid over afspraken en voorkomen onnodige onderhandelingen.

Natuurlijk kun je met elke klant individueel de afspraken van de betreffende opdracht vastleggen. Dit betekent echter wel dat je over alle afspraken moet onderhandelen met je klant. Het voordeel van Algemene Voorwaarden is nou juist dat je dat niet meer hoeft te doen elke keer. Je hebt namelijk de voorwaarden die je hanteert bij het verlenen van je dienst gestandaardiseerd. Dit scheelt je veel tijd die je kunt besteden aan je 'echte werk'. Ook geeft het duidelijkheid, naar jou en naar je klant. Immers, het is duidelijk welke afspraken je hebt gemaakt met welke klant, namelijk altijd dezelfde: de afspraken die staan in je Algemene Voorwaarden.

Het enige waarover je nog specifieke afspraken hoeft te maken met je klant is de kernprestatie: de specifieke dienst die of het product dat je gaat leveren aan je klant. Natuurlijk is het essentieel dat je ook goed en schriftelijk vastlegt met je klant wat je exact levert. In dat geval zullen er, samen met je Algemene Voorwaarden, geen problemen ontstaan met je klant.

3. Je kunt bijna alles standaard vastleggen in Algemene Voorwaarden.

In principe kun je alles vastleggen in Algemene Voorwaarden. Wat wel van belang is, is dat de vastgelegde afspraken passen bij je bedrijfsvoering en ook bij je toekomstige bedrijfsvoering (indien je van plan bent uit te breiden of veranderingen door te voeren).

Voorbeelden van onderwerpen die je gedetailleerd kunt regelen in Algemene Voorwaarden zijn:

Aanbieding/offerte (termijn voor aanvaarding, vrijblijvende offerte of niet, etc.);
Betaling (welke munteenheid: Euro of USD, betalingstermijn, boeterente bij late betalingen, incassokosten, etc.);
Leveringstermijnen (voorwaarden en consequenties van termijnen niet halen);
Vertrouwelijkheid van over en weer verstrekte gegevens;
Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na volledige betaling);
Transport (wie betaalt het, invoerrechten en verzekeringen, risico bij schade);
Risico overgang (wanneer gaat het risico van schade etc. over op de klant);
Garantie (en de voorwaarden waaronder garantie wordt gegeven);
Aansprakelijkheid (strikte omschrijving in welke gevallen u aansprakelijk bent voor schade van de klant en maximale hoogte van de evt. vergoeding);
Intellectuele eigendomsrechten (wie heeft/houdt de Intellectuele eigendomsrechten op een dienst/product);
Beëindiging (mogelijkheden en voorwaarden);
Procedure voor geschillen (arbitrage of rechter, en welke);
Toepasselijk recht (van belang bij internationale klanten).

Je Algemene Voorwaarden mogen echter niet 'onredelijk bezwarend zijn', zo stelt de wet en je moet de klant een 'redelijke mogelijkheid hebben geboden kennis te nemen van de Algemene Voorwaarden'. Bij dienstverlening is het een goede manier om de Algemene Voorwaarden door je klant te laten tekenen en retourneren. Bij producten is dat vaak lastiger. Je kunt bijvoorbeeld de Algemene Voorwaarden op de order/bon afdrukken en er op de voorzijde wel naar verwijzen.

Bij E-Commerce (electronische dienstverlening / dienstverlening via internet) is het verstandig de Algemene Voorwaarden beschikbaar te stellen op een pagina binnen je website, die toegankelijk blijft, en de klant deze te laten accepteren door de keuze van acceptatie te laten aanklikken, voordat de klant verder kan gaan in het verdere bestelmenu. Ook is het van belang dat de klant de Algemene Voorwaarden kan opslaan.

Indien je al deze zaken op een juiste manier en passend bij je bedrijfsvoering regelt, win je veel tijd, voorkom je veel kosten en geschillen met je klanten. Het enige dat je dan nog separaat met je klant moet afspreken is de specifieke opdracht of het product dat je gaat leveren.

4. Door depot van uw Algemene Voorwaarden leg je vast wat de inhoud van de afspraken is.

Daarmee kun je voorkomen dat er eventueel een geschil ontstaat over wat er in de Algemene Voorwaarden stond op een bepaald moment. En dat er in een bepaalde periode dus niets is veranderd aan de Algemene Voorwaarden. Deponeren van Algemene Voorwaarden heeft dus een bewijsfunctie. Daarmee sta je sterker in een eventueel conflict over de afspraken. Depot is niet verplicht, maar is wel raadzaam, zeker gezien de lage kosten. In Nederland kunnen Algemene Voorwaarden gedeponeerd worden bij de Griffie van de Rechtbank te Den Haag of bij de Kamer van Koophandel.

5. Algemene Voorwaarden hebben enkel nut als ze aansluiten bij je bedrijfsvoering.

Je gaat natuurlijk niet je huidige bedrijfsvoering aanpassen aan je nieuwe Algemene Voorwaarden. De Algemene Voorwaarden moeten dus passen bij je bedrijfsvoering. Het is dus niet voldoende om 'Algemene Voorwaarden van internet te 'plukken'. Immers, daarmee weet je niet of ze wel voldoen aan de handelswijze van je bedrijf. Het heeft namelijk geen zin om op je offertes te schrijven "Betaling binnen 30 dagen" als in je Algemene Voorwaarden een betalingstermijn van 14 dagen wordt gehanteerd. Of om op je aanbod aan te geven dat transport op eigen risico van de klant geschiedt, terwijl je Algemene Voorwaarden bepalen dat vervoer door jou wordt verzekerd.

Indien je dus Algemene Voorwaarden wilt hanteren die veel gebruikt worden in je branche, zorg er dan wel voor dat deze juridisch worden beoordeeld en worden vergeleken en aangepast aan je specifieke bedrijfsvoering en wensen. Zo zorg je ervoor dat je voorwaarden kloppen met de werkelijke bedrijfsvoering en voorkom je onduidelijkheid en daardoor geschillen.

Door: Saskia van de Griek van Corporate Law B.V. Mocht je meer vragen hebben over algemene voorwaarden, neem gerust contact met Saskia op.

Ben je al lid van ons gratis ondernemersnetwerk? Gratis netwerken en een profiel aanmaken kost hooguit een minuutje van je tijd. Doe dit op http://www.b2bcontact.nl/lid-worden.

Commentaar (1)

RSS feed Commentaar

Schakel een specialist in voor je eigen algemene voorwaarden

In de eerste fase van mijn onderneming gebruikte ik het "algemene voorwaarden-sjabloon" van de KvK als uitgangspunt voor mijn eigen algemene voorwaarden. Inmiddels heb ik een specialist ingeschakeld, die deze op een heldere en eenduidige wijze "gerestyled" heeft, volledig op maat gemaakt voor mijn dienstverlening. Voor meer info over algemene voorwaarden, verwijs ik je graag naar de e-mailcursus : http://www.algemene-voorwaarden.info.

Heuvel Marketing , februari 11, 2010 | url