Home   >   Bedrijfsvoering   >   5 tips over het voorbereiden van je vergadering

5 tips over het voorbereiden van je vergadering

By on September 11, 2012
vergaderzaalleeg

Op Twitter volg ik de stream ‘vergaderen’ en ‘vergaderingen’. Heel interessant voor mij. Nu, na de vakantie, valt het me op dat er veel tweets zijn over de eerste vergadering na de vakantie. En dat mensen vaak geen idee hebben waar het over zal gaan. Een reden voor een artikel over de voorbereiding.

Zorg voor een goede voorbereiding

Als er geen inhoudelijke agendapunten zijn om over te vergaderen raad ik je aan om niet te vergaderen. Als ze er wel zijn is de voorbereiding van de vergadering erg belangrijk.

Je maakt vast ook op andere momenten vergaderingen mee waar iemand de stukken nog niet gelezen heeft. Soms wordt het niet verteld, maar natuurlijk wel opgemerkt door de andere leden van de vergadering. Soms wordt er om een leespauze gevraagd. Dit is niet de bedoeling van een vergadering. Je hoort het voor te bereiden.Soms zijn de stukken niet op tijd, zodat het niet anders kan dan het ter plekke te lezen. Dat is een ander verhaal.

De voorbereiding van de vergadering is één van de belangrijkste onderdelen. Misschien wel het belangrijkste.

Je bent onderdeel van de vergadering, veelal heb je daar zelf voor gekozen door lid te worden van een raad of door jouw werk te gaan doen. Dan mag er ook van je verwacht worden dat je aandacht en tijd aan de vergaderingen besteed.

Door een goede voorbereiding vergader je korter en weet je precies waar het over gaat. Daardoor vergader je effectiever en kun je inhoudelijk afgewogen besluiten nemen, die door de hele vergadergroep gedragen worden.

5 tips om de voorbereiding makkelijker te laten verlopen.

1. Zorg dat alle vergaderstukken ruim op tijd bij de deelnemers zijn.

Dan kan iedereen het voor de vergadering voorbereiden.

2. Kijk bij elk agendapunt wat het doel ervan is.

Bereid het voor gericht op dat doel. Is het een punt ter informatie? Bereid het dan zo voor. Kijk waar je meer over wilt weten en welke informatie mist. Is het een punt waarover jullie moeten besluiten? Bespreek in de voorbereidingsgroep welke argumenten voor en welke argumenten tegen het voorgestelde besluit zijn. Welke onderdelen zijn niet duidelijk? Wat is het lange termijn effect van het besluit? Zijn er alternatieven die niet genoemd zijn?

3. Bereid vergaderonderwerpen voor in kleine groepen.

Door het samen voor te bereiden leert je elkaar beter kennen en begrijp waarom iemand iets zegt. In een kleine groep praat iedereen makkelijker. Zo kan de persoon die in een vergadering weinig zegt beter tot zijn of haar recht komen. In een kleine groep luister je beter naar elkaars argumenten en kunnen ze beter bediscussieerd worden.

4. Een iemand brengt namens een groep in de vergadering rapport uit.

Dit scheelt veel tijd in de vergadering. Immers: er praat maar één iemand in plaats van iedereen uit het groepje.

5. Als de vergadering onderdeel is van je werk: bereid het voor op je werk.

Zorg dat er tijd en ruimte is om het rustig en gedegen voor te bereiden. Spreek eventueel een tijdstip af met de andere leden van de vergadering om het samen voor te bereiden. Dan kan je op dat moment het in de groepen voorbereiden.

Vond je deze blog leuk, waardevol of interessant? Deel het dan even met je volgers!
Carla van den Bos

Over de Auteur Carla van den Bos

Ik help organisaties en bedrijven meer resultaat uit hun vergaderingen te krijgen. Ze vergaderen met mijn hulp effectiever, korter en met meer plezier.

326

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>