1. Onvoorbereid in je vergadering komen.
Voorbereiding is essentieel om een goede vergadering te hebben. Met een goede voorbereiding heeft iedereen over de vergaderpunten nagedacht en kan er tot een afgewogen en inhoudelijk goed besluit genomen worden. Met een goede voorbereiding vergader je bovendien korter.
2. Te laat op de vergadering komen.
Als je te laat komt zijn er twee mogelijkheden. Of de vergadering is op tijd begonnen en dan stoor je. Vaak gaat de voorzitter je zelfs uitleggen waar de vergadering mee bezig is. De tweede mogelijkheid is dat de hele groep op jou zit te wachten. Allebei kost veel tijd en het remt en verstoort het proces. Juist in het begin van een vergadering, als iedereen vol energie en enthousiasme wil beginnen, is dat vervelend.
3. Tijdens de vergadering bezig zijn met andere dingen zoals je telefoon.
Zet je telefoon uit of op stil, zodat je en de anderen er niet door gestoord kunnen worden.
4. Over iets anders dan het agendapunt praten.
Het kan nog zo interessant zijn, het is een ander onderwerp. Als je iets heel belangrijks bedenkt wat niets te maken heeft met het agendapunt dat jullie aan het behandelen zijn: schrijf het op. Kijk of het bij een volgend punt past. Zo niet: bewaar het voor de volgende vergadering.
5. Praten met mensen die naast je zitten.
Praat als je iets over het agendapunt wilt zeggen met iedereen. En als het niet over het agendapunt gaat: zie 4.
6. Geen besluit nemen.
Neem altijd aan het eind van een agendapunt een besluit. Een besluit kan ook zijn dat je er de volgende vergadering op terug komt of dat iemand eerst iets uit moet zoeken voordat er verder over gepraat kan worden. Formuleer het besluit en neem het op in je actie- en besluitenlijst.
7. Bij elkaar komen als er geen noodzaak toe is.
Vergaderen zonder voldoende inhoudelijke agendapunten, omdat je altijd op die tijd vergadert is zonde van ieders tijd. Kijk of er genoeg inhoudelijke punten zijn en zo niet: schuif de vergadering door.
Reactie op dit artikel zijn welkom hieronder.
Ik wil aan het laatste punt toch iets toevoegen. Want hoewel effectief vergaderen niet erg gemakkelijk gaat zonder echte noodzaak, zijn dit wel de momenten waarop problemen waar niet direct een agendapunt van gemaakt wordt ook aan bod kunnen komen. Zo kun je een probleem al oplossen voordat het escaleert en een urgent agendapunt wordt.