Timemanagement: 11 Tips om direct tijd te besparen
Ongetwijfeld bekend: te veel werk voor te weinig uren. Gevolg: avondjes overwerken. En ach, die zondagmiddag had u toch nog niets gepland, dus toch nog maar even werken …
Er zal een moment komen dat dit overwerkgedrag zich gaat wreken, indien structureel. Dit gedrag kan leiden tot burn-out, relationele problemen en een foutenfestival in uitvoering. Geen gewenste resultaten, toch ?!
Er zijn kilo’s boeken over geschreven en er zijn legio timemanagement cursussen die u kunt volgen. Met onderstaande tips weet u binnen vijf minuten hoe u direct tijd kan besparen en de tijd beter kan gebruiken.
1. Stel niet uit
Iedereen maakt zich schuldig aan uitstellen, maar uitstel is funest voor uw planning. Meestal worden juist de urgente zaken uitgesteld, simpelweg omdat het moeilijke taken zijn waar je tegen op kijkt vanwege de druk. Toch zult u deze meteen moeten aanpakken: van uitstellen groeit de stapel werk alleen maar, en het wordt steeds moeilijker uitgestelde klussen alsnog op te pikken.
2. Stel prioriteiten
Klinkt eenvoudig, maar hierin schuilt de kern van problemen met een te hoge tijdsdruk. Bekijk de taken die voor u liggen, en bekijk goed wat écht prioriteit heeft. Spoedklusjes werkt u uiteraard meteen af, daarna de zaken die tot de kern van uw takenpakket behoren, en daarna de zaken die gewoon gedaan moeten worden, bijvoorbeeld rapportages. Plan voor deze laatste soort klusjes een vaste dag in. Of nog beter: besteed ze uit.
3. Gebruik uw mensen waarvoor u ze heeft ingehuurd
Kenmerkend voor de perfectionistische manager: alles zelf willen doen en niets uit handen geven. Desastreus, niet alleen voor uw tijdsplanning, maar zeker ook voor de motivatie van uw medewerkers. Geef ze uw vertrouwen, werk ze in in taken die u niet per se zelf hoeft te doen. Scheelt al gauw een uurtje of vier in de week.
U heeft niet voor niets een team tot uw beschikking. Durf dingen los te laten en besteed ze uit. Besef daarnaast dat iedereen zijn sterke en zwakke punten heeft. Accepteer dat u nooit zult uitblinken in uw zwakke vaardigheden. Besteed die taken daarom, als het even kan, uit. Het spreekt hierbij voor zich dat de kosten van het inhuren van diensten lager moet zijn dan de opbrengsten.
4. Vergader alleen als het echt nodig is
Maak een einde aan vergaderingen die geen agenda hebben en niet resulteren in aktiepunten met ‘owners’ en deadlines.
5. Werk een dagje thuis
Dé manier om de wat ingewikkelder zaken snel en kwalitatief af te werken: sluit u op in uw thuiskantoor. Telefoon uit, inbox dicht, en werken maar. Even niet gestoord worden door collega’s.
6. Ruim op
Een goed geordende werkplek, lees: structuur in stapels & bakjes, resulteert in tijdwinst en overzicht en dus rust in uw hoofd.
7. Telefoon uit / mailbox dicht
Zie “werk een dagje thuis”, Thuiskantoor is nu kantoor/werkplek
8. Zeg vaker nee
In het begin voelt het wellicht onwennig, maar om effectief te kunnen werken is het essentieel dat u sommige dingen niet doet.
9. Manage verwachtingen
Zorg dat u de verwachtingen van uw collega’s / relaties beheert. Geef aan wanneer een activiteit uitgevoerd kan worden. Indien accoord, plan de activiteit in.
10. Reguleer informatiestromen
Veruit de grootste inbreuk op uw effectiviteit is alle informatie die op u afgevuurd wordt. Bekijk uw mail maximaal twee keer per dag op vaste tijdstippen. Analyseer de waarde van de nieuwsbrieven (geen waarde = niet lezen) en beperk de updates van sociale netwerken zoals, LinkedIn, Twitter en Facebook
11. Mailen vs langs lopen & bellen
Gebruik mail niet als een communicatiemiddel. Het betreft enkel 7% van de communicatie. Langs lopen en bellen is sneller & effectiever.
Conclusie
Zorg voor overzicht, prioriteer, kies, en DOE ! En kom afspraken na.
En bespreek chronische overwerksituaties met collega’s, manager(s) en directie: “Hoe kan het anders ?” is de cruciale vraag welke beantwoord moet worden.
